Le temps des Rencontres est aussi celui des réunions imposées par les statuts et le calendrier.
Ainsi, le Bureau s’est réuni le 8 novembre pour peaufiner celle prévue le lendemain 9 novembre pour le Comité Directeur réunissant les délégués de chaque pays représenté. Natalia Komanicka s’est chargée de l’interprétariat. Le même Comité Directeur a préparé l’assemblée générale du 10 novembre (voir Assemblée générale).
Les membres du Bureau en plein travail
La photo « officielle » des membres du Bureau 
Dans la salle de réunion, les délégués sont arrivés
A la table officielle
LES SOIREES
Si les journées ont été bien remplies pour tout le monde, les soirées organisées pour dîner l’ont été tout autant.
La « succursale » de la Galleria, celle non loin du Kurhaus et située sur le quai à proximité de la plage a été envahie le 7 novembre au soir de l’arrivée par les congressistes. Grâce au système de jetons mis en place par les organisateurs, il n’y eut aucune difficulté pour se faire servir une boisson par le personnel. Le buffet, réparti dans différents endroits du vaste restaurant a permis à tous de se servir dans des conditions normales. A l’évidence, le retour dans les différents hôtels, tous à quelques minutes à pied, s’est effectué après une journée marathon pour certains, pas fâchés de trouver une chambre et un lit !
Au Carlton Beach le lendemain soir 8 novembre, même schéma pour dîner avec cette fois une animation musicale pour les amateurs. Seule –petite-ombre au tableau, il n’y avait pas de places assises pour tout le monde, ce qui a provoqué quelques remarques négatives.
AVO 1905
Changement de décor le 9 novembre avec cette fois une sortie au club de football (AVO 1905) que connaissent bien les fans de foot ! D’un coup d’autocar, tout le monde s’est retrouvé pour une soirée « orange » dans l’immense restaurant du stade de La Haye avec à l’accueil un superbe limonaire. Distribution de jetons et buffet, dans une aimable cohue évidemment, avec cette fois un changement de taille. Chaque participant se devait d’arborer un accessoire de couleur orange puisque les Rencontres avaient lieu à La Haye, siège de la Maison d’Orange-Nassau dont la reine Wilhelmine créa l’ordre d’Orange-Nassau en 1892 .
Inutile de dire que la plus grande fantaisie a présidé à cette soirée comme le prouvent les photos ci-contre. Avec un groupe de danseuses et percussionnistes endiablés en prime ! Un DJ
inspiré s’est chargé de chauffer l’assistance avec un sosie de « Lady Gaga » et le passage d’un spécial St Nicolas pour Klaus Enengl le président.
HEINEKEN
Les organisateurs avaient également prévu la visite de l’une des entreprises-phares des Pays-Bas, la société Heineken sise à Amsterdam et connue sur toute la planète pour ses bières. Cette visite eut lieu jeudi 10 novembre après un déplacement d’une bonne heure entre La Haye et la capitale. Un repas-buffet avait été prévu dans les vastes locaux de réception de la société où, si la bière était reine, d’autres boissons étaient cependant disponibles, toujours à coup de jetons orange. Mais le clou de la visite fut évidemment le « Heineken experience tour », un parcours très didactique: de la récolte des différents ingrédients en passant par le brassage dans les immenses cuves de fermentation en cuivre jusqu’à l’embouteillage et l’expédition. Une étape très remarquée et impressionnante : celle où chaque visiteur pouvait s’imaginer être pris dans le tourbillon d’un brassin, gouttes d’eau et secousses comprises ! Pour finir par une dégustation d’une bière délicate et tirée avec soin. Dernière étape, le passage dans la boutique des produits dérivés, au demeurant aussi variés qu’attractifs…pour certains !
